数字化文件如何提高合规性并维持资金

考虑到老师和学生每天都要处理大量文件，需要证明其注册有效并且合法的注册培训机构(RTO)可能会发现使用传统的基于纸张的数据管理流程会遇到一些挑战。

数字文档管理公司Upstream的维多利亚州销售经理Cal Stevens说：“依赖纸质文档的RTO使组织的资金面临风险。” “纸质文档更难追踪，并且很容易在档案柜的后面丢失，损坏，被盗，被复制和遗忘，而这些都是RTO每天面临的共同挑战。”

安全和准确的文档管理的关键在于流程数字化。对学生文档进行数字化意味着可以轻松地在学生的教育寿命中存储和跟踪信息和更新。这些文档可以被扫描并直接直接上载到文档管理平台中，以供授权人员查看，跟踪和管理。

史蒂文斯说，随着数字文档管理解决方案(DMS)在其他行业的兴起，RTO应该考虑效仿，以改善其文档管理和学生服务，提高合规性，确保政府资金以及为审核做准备。

他说：“数字化文档流程，特别是与学生相关的文档流程，使RTO大大降低了与传统文档管理相关的风险，主要是围绕政府的资金，安全和合规性。” “无论是通过条形码技术还是文档扫描解决方案，DMS技术都可以应用于一系列学生文档，并直接扫描到RTO的学习管理系统中。现场评估人员和工作人员可以通过多功能设备(MFD)或专用扫描仪轻松处理学生的纸质记录，该设备立即将相关文档直接发送到学生的记录中。这使RTO和工作人员无需跟踪数百个纸质文档，这也意味着可以在需要时快速查看和检索相关信息。”