我们如何自动化和扩展我们的出国留学计划

当您超出程序范围时，就该更新，简化，标准化和现代化了

管理越来越多的以教师为主导的出国学习计划，需要有一套经过良好协调和确立的策略，以确保该过程的及时，准确和高效。从协调每个程序到简化学生申请和入职流程，再到管理和跟踪旅行路线以及处理相关的管理程序，都有很长的行动项目清单。

在西密歇根大学，我们提供40多个教师主导的出国留学计划，并且每年将600多名学生送往30多个国家/地区。在过去几年中，随着我们计划的蓬勃发展(无论是计划选择的数量还是学生参与量的增加)，我们的教学方法都不再简单，需要一种有效地标准化整个海外学习生命周期的方法，以满足日益增长的需求。资金减少。

寻找新的软件解决方案

我们下一步的逻辑举措是评估我们正在使用的技术，以确定是否可以将其用于做更多的事情。我们正在使用Terra Dotta出国留学 来处理仅涉及出国留学学生申请和教师旅行登记的流程。尽管此信息捕获了风险管理所必需的信息，但我们决定研究其他较少使用的功能如何促进很大程度上通过电子邮件处理的其他管理流程。对于扩展的系统，我们需要清晰的愿景，将所有流程和工作流连接到一个综合的仪表板中。

我们首先让所有内部利益相关者参与进来，这些利益相关者是我们整个大学范围内留学环境的一部分，以确保他们愿意参与变革性改进计划。该小组包括出国留学办公室的专业人士，跨部门教师，市场营销，人力资源，预算分析师以及相关的机构领导成员。传达我们帮助他们提高其履行职责能力的目标，并阐明我们并不是要他们做任何实质性的改变，这一点至关重要。我们从这些团队成员那里获得了巨大的支持，这为成功启动发射点奠定了基础。